Page not found – netfiles https://www.netfiles.de Sichere Online Zusammenarbeit und Datenaustausch mit dem einfach zu bedienenden Projektraum und Datenraum von net-files. Mon, 18 Jun 2018 08:58:46 +0000 de-DE-formal hourly 1 https://wordpress.org/?v=4.9.6 netfiles Datenraum – sichere Alternative zu E-Mail Verschlüsselung https://www.netfiles.de/netfiles-datenraum-sichere-alternative-zu-e-mail-verschluesselung/ https://www.netfiles.de/netfiles-datenraum-sichere-alternative-zu-e-mail-verschluesselung/#respond Mon, 14 May 2018 15:08:53 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7671 Für zahlreiche Unternehmen war die Verschlüsselung von E-Mails bisher eine ausreichende Massnahme im Hinblick auf Datensicherheit und Schutz vor Wirtschaftsspionage. Vor dem Hintergrund einer aktuell entdeckten Sicherheitslücke bei der Verschlüsselung von E-Mails mit PGP und S/MIME, ist diese Form des Datenaustauschs jedoch nicht mehr ausreichend sicher. Ein Forscherteam der FH Münster, der Ruhr-Universität Bochum und der KU Löwen in Belgien konnte nachweisen, dass E-Mail Verschlüsselung akut angreifbar ist (siehe auch efail.de, heise.de und sueddeutsche.de).

Ein virtueller Datenraum wie netfiles bietet Unternehmen eine sichere Alternative zu E-Mail und eine besonders sichere Lösung für den standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch. Alle Dokumente werden im netfiles Datenraum sowohl bei der Übertragung als auch Speicherung sicher nach dem AES-256 Standard (Advanced Encryption Standard) verschlüsselt. Weitere Informationen zur Sicherheit des netfiles Datenraums finden Sie auch hier.

Über die in netfiles integrierte Managed File Transfer Funktionalität können Daten auch sicher mit Geschäftspartnern und Kunden außerhalb von netfiles ausgetauscht werden.

Interessierte Unternehmen können den netfiles Datenraum kostenlos für 14 Tage testen.

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Aktualisierung der netfiles OTP App für iOS verfügbar https://www.netfiles.de/aktualisierung-der-netfiles-otp-app-fuer-ios-verfuegbar/ https://www.netfiles.de/aktualisierung-der-netfiles-otp-app-fuer-ios-verfuegbar/#respond Wed, 02 May 2018 13:50:35 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7642 Ab sofort steht netfiles Anwendern eine Aktualisierung der netfiles OTP App im Apple App Store zur Verfügung. Die netfiles OTP – Authenticator App kann hier im Apple App Store heruntergeladen oder als Update im iOS App Store unter Updates installiert werden. Die Aktualisierung bietet eine modernisierte Benutzeroberfläche, unterstützt das iPhone X Bildschirmformat und die netfiles OTP App kann jetzt auch auf der Apple Watch genutzt werden.

Mit der netfiles OTP App generieren Sie ein Einmalkennwort, das Sie zusätzlich zu Ihren Zugangsdaten (Benutzernamen/E-Mail und Kennwort), in einem zweiten Schritt beim Login zum netfiles Datenraum eingeben müssen. Nach der Einrichtung können Sie Einmalkennwörter auch dann abrufen, wenn keine Netzwerk- oder Mobilfunkverbindung besteht.

Hinweis: Zur Verwendung von netfiles OTP muss Ihr netfiles Administrator die entsprechende Login Verifikation für den Datenraum aktiviert haben. In den persönlichen Einstellungen können Sie dann OTP auswählen.

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Neue Version der netfiles iPad App verfügbar https://www.netfiles.de/neue-version-der-netfiles-ipad-app-verfuegbar-2/ https://www.netfiles.de/neue-version-der-netfiles-ipad-app-verfuegbar-2/#respond Wed, 04 Apr 2018 10:49:07 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7578 Ab sofort steht netfiles Benutzern eine neue Version der netfiles iPad App im Apple AppStore zur Verfügung. Die neue Version kann direkt hier im Apple App Store heruntergeladen werden. Bestehenden netfiles iPad App Benutzern steht die Aktualisierung automatisch über die App Store App im Bereich „Updates“ zur Verfügung.

Die neue Version bietet kleinere Verbesserungen und Optimierungen für iOS11.

 

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Zugriffsrechte im Datenraum überprüfen – Anwendungstipp für Administratoren https://www.netfiles.de/zugriffsrechte-im-datenraum-ueberpruefen-anwendungstipp-fuer-administratoren/ https://www.netfiles.de/zugriffsrechte-im-datenraum-ueberpruefen-anwendungstipp-fuer-administratoren/#respond Tue, 20 Mar 2018 08:41:33 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7538 Nach der Einrichtung eines Datenraums empfiehlt es sich, noch einmal die Zugriffsrechte zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzergruppen bestimmte Inhalte sehen oder verändern dürfen.

Im netfiles Datenraum können Sie im Bereich „Dokumente“ direkt erkennen, welche Benutzergruppen auf einzelne Ordner Zugriff haben, indem Sie den Mauszeiger auf das Personen-Icon in der Zeile eines Ordners bewegen.

 

Die unterschiedlichen Symbole visualisieren dabei ein entsprechendes Zugriffsrecht (Anzeigen, Anzeigen und Download, Anzeigen/Up- und Download/Ändern).

Zusätzlich können Sie sich im Bereich „Benutzer“ nach Auswahl einer Benutzergruppe über die Funktion „zugreifbare Dokumente“ anzeigen lassen, auf welche Inhalte eine Benutzergruppe zugreifen kann.

 

Auch hier visualisiert ein entsprechendes Ordner-Icon das entsprechende Zugriffsrecht. Eine Liste der zugreifbaren Dokumente können Sie sich über den Download Button herunterladen.

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Anwendungsfälle von virtuellen Datenräumen https://www.netfiles.de/anwendungsfaelle-von-virtuellen-datenraeumen/ https://www.netfiles.de/anwendungsfaelle-von-virtuellen-datenraeumen/#respond Thu, 08 Mar 2018 11:18:25 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7525 Virtuelle Datenräume haben sich bereits um die Jahrtausendwende bei der Due Diligence im Rahmen von M&A (Mergers & Acquisitions) und Finanz-Transaktionen etabliert. Sie haben in diesem Umfeld die physischen Datenräume ersetzt und den beteiligten Parteien erhebliche Kostenersparnisse und Effizienzsteigerungen gebracht. Studien haben gezeigt, dass durch den Einsatz von virtuellen Datenräumen der durchschnittliche Bieterprozess um 30 Tage verkürzt werden konnte.

Aufgrund der zahlreichen Vorteile im Hinblick auf die Zugriffskontrolle und Sicherheit der Daten, erfahren virtuelle Datenräume seit etlichen Jahren auch zunehmend Bedeutung im Unternehmensalltag. Insbesondere durch die Entwicklung von besonders einfach zu bedienenden Datenräumen wie beispielsweise netfiles, konnte das Anwendungsspektrum deutlich erweitert werden. Datenräume fungieren heute in einer Vielzahl von Unternehmen als besonders sichere Lösung für den standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch. Sei es beim Datenaustausch mit Niederlassungen und verbundenen Unternehmen, mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern oder innerhalb von Projektteams, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

Der virtuelle Datenraum bietet durch Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und Speicherung, benutzerspezifische Zugriffsrechte, erweiterten Dokumentenschutz und eine lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten im Datenraum ein Höchstmaß an Sicherheit beim Datenaustausch.

Im folgenden sind die heute typischen Anwendungsfälle von virtuellen Datenräumen aufgeführt. Das Anwendungsspektrum geht mittlerweile deutlich über den Due Diligence Bereich hinaus.

Finanzbereich

    • M&A (Mergers & Acquisitions) auf der Verkäufer- und Käuferseite
    • Börsengang und Exits
    • Insolvenzverfahren
    • Unternehmensrestrukturierungen
    • Unternehmensfinanzierung
    • Portfoliomanagement
    • Investorenreporting

Unternehmen allgemein

    • Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
    • Datenaustausch in Projektteams
    • Gremienkommunikation (z.B. Vorstand- und Aufsichtsrat)
    • Unternehmensberichterstattung
    • Lizenzierung
    • Klinische Studien
    • Ausschreibungen

Immobilienbereich

    • Immobilienmanagement/Immobilienverwaltung
    • Immobilientransaktionen

Kanzleien
Neben dem Einsatz bei Due Diligence Prüfungen werden in Kanzleien virtuelle Datenräume auch für die Mandantenkommunikation genutzt.

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Indexierung im Datenraum https://www.netfiles.de/indexierung-im-datenraum/ https://www.netfiles.de/indexierung-im-datenraum/#respond Mon, 12 Feb 2018 15:10:21 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7482 netfiles bietet Ihnen die Möglichkeit, Ordner und Dokumente, die Sie im Datenraum anlegen bzw. in den Datenraum hochladen, automatisch mit einer fortlaufenden Nummerierung (Indexierung) zu versehen. Damit sind Dokumente für Datenraum Benutzer schnell und eindeutig zu identifizieren.

Dokumente, die bereits vor dem Upload in den Datenraum einen Index im Dateinamen hatten, können optional automatisch in den Index im Datenraum einsortiert werden.

Zur Nutzung der Funktion muss die automatische Indexierung von einem Administrator des Datenraums in den Einstellungen aktiviert werden. Nach der Befüllung des Datenraums kann der Index nach Bedarf eingefroren werden, so dass an den Inhalten keine Veränderungen mehr vorgenommen werden können.

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netfiles ist sicher vor “Meltdown” und “Spectre” Sicherheitslücken https://www.netfiles.de/netfiles-ist-sicher-vor-meltdown-und-spectre-sicherheitsluecken/ https://www.netfiles.de/netfiles-ist-sicher-vor-meltdown-und-spectre-sicherheitsluecken/#respond Mon, 08 Jan 2018 08:46:09 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7445/ Mehrere Sicherheitsexperten und Forscher (Jann Horn – Google Project Zero; Werner Haas, Thomas Prescher – Cyberus Technology; Daniel Gruss, Moritz Tipp, Stefan Mangard, Michael Schatz – TU Graz) haben vor kurzem herausgefunden, dass ein bisher übliches Verfahren zur Beschleunigung von Computerchips (Prozessoren), diese anfällig für potentielle Angriffe macht. Die entdeckten Schwachstellen (Meltdown und Spectre) betreffen prinzipiell jeden Prozessor des Herstellers Intel, aber zumindest teilweise auch ARM und AMD Prozessoren.

Um die Schwachstellen ausnutzen zu können, ist es notwendig, dass ein Schadprogramm auf einem System ausgeführt werden kann. Da die netfiles GmbH ausschließlich eigene Serversysteme (Hard- und Software) verwendet und keine virtuellen Hosts in geteilten Umgebungen, betreffen diese Sicherheitslücken netfiles nicht. Auf den netfiles Servern läuft ausschließlich unsere eigene Software und es ist ausgeschlossen, dass hier Dritte Software installieren oder starten können. Unsere Systeme sind auf vielfältige Art und Weise (Firewalls, Intrusion Detection Systeme u.ä.) geschützt, die unerlaubte Zugriffe sicher verhindern. Der netfiles Schutz wird regelmäßig durch Penetrationstests von unabhängigen Sicherheitsforschern überprüft und bestätigt.

Die netfiles GmbH arbeitet bereits seit vielen Jahren mit der TU Graz zusammen und wir haben uns von dieser auch noch einmal bestätigen lassen, dass netfiles durch die aktuellen Sicherheitslücken nicht betroffen ist und daher keine Maßnahmen von unserer Seite erforderlich sind.

Mehr Informationen zu Meltdown und Spectre finden Sie auf der folgenden Website der TU Graz: https://spectreattack.com

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Tipp: “Import Benutzer” Funktion für die Datenraum Einrichtung https://www.netfiles.de/tipp-import-benutzer-funktion-fuer-die-datenraum-einrichtung/ https://www.netfiles.de/tipp-import-benutzer-funktion-fuer-die-datenraum-einrichtung/#respond Wed, 03 Jan 2018 12:25:03 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7429/ Administratoren können über die „Import Benutzer“ Funktion die Einrichtung oder Erweiterung eines Datenraums vereinfachen und schneller umsetzen.

Die Funktion “Import Benutzer” steht netfiles Datenraum Administratoren im Bereich “Verwaltung” zur Verfügung.

 

Im folgenden Dialog können Sie eine vorbereitete CSV-Datei mit Benutzerdetails (Name, Firma, Adresse, E-Mail Adresse, PDF Download und Druck Rechte, Sichtbarkeit anderer Benutzer) auswählen und in netfiles importieren. Bitte beachten Sie, dass die CSV-Datei eine bestimmte Struktur aufweisen muss. Dabei müssen die Spalten bzw. Felder exakt in dieser Reihenfolge aufgeführt werden. Verwenden Sie bitte diese Beispieldatei als Grundlage für die Erstellung Ihrer eigenen CSV-Datei. Die meisten Felder bzw. Spalten sind selbsterklärend. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auch im netfiles Hilfe Center.

Die importierten Benutzerkonten werden im Bereich Verwaltung – Letzter Benutzerimport aufgeführt.

 

Bitte beachten Sie, dass bei den importierten Benutzerkonten die Einladung zum netfiles Datenraum noch offen ist. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus und klicken Sie in der rechten Funktionsleiste auf “Einladung versenden”, wenn Sie diese Benutzer zum Datenraum einladen möchten.

 

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Standort- und unternehmensübergreifender Datenaustausch: Virtueller Datenraum contra Cloudspeicher Lösungen https://www.netfiles.de/standort-und-unternehmensuebergreifender-datenaustausch-virtueller-datenraum-contra-cloudspeicher-loesungen/ https://www.netfiles.de/standort-und-unternehmensuebergreifender-datenaustausch-virtueller-datenraum-contra-cloudspeicher-loesungen/#respond Mon, 11 Dec 2017 15:29:21 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7402/ Der Jahreswechsel steht vor der Tür und damit verbunden oftmals auch wieder neue Regelungen, Vorschriften, Richtlinien oder Gesetze. Dies betrifft vor allem die IT-Governance in Ihrem Unternehmen, denn: Das Thema IT-Compliance wird immer komplexer und stellt 2018 zahlreiche neue Anforderungen an Unternehmen und damit Ihre IT Sicherheit.

Gleichzeitig werden von einzelnen Fachabteilungen und Mitarbeitern weiterhin Softwarelösungen oder Cloud-Services eingesetzt, die Datenschutz oder Compliance Anforderungen nicht gerecht werden. In diesem Zusammenhang möchten wir Ihnen heute nochmals die zahlreichen Vorteile, die ein virtueller Datenraum gegenüber herkömmlichen Cloudspeicher Lösungen wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive bietet, im Detail aufzeigen. Die Unterschiede in der Funktionalität betreffen vor allem die sicherheitsrelevanten Funktionen. Virtuelle Datenräume haben sich in den letzten Jahren insbesondere bei Due Diligence Prüfungen (M&A, Finanz- und Immobilientransaktionen) etabliert und bieten vor diesem Hintergrund sehr weitreichende Sicherheits- und Kontrollfunktionen.

 

Warum nicht Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive als Cloudspeicher für Unternehmen?

Nicht wenige Fachabteilungen in Unternehmen nutzen für den Datenaustausch wichtiger Projektunterlagen mit Kunden oder Geschäftspartnern einen Cloudspeicher oder File Sharing Dienste wie Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder WeTransfer. Mit diesen Lösungen ist jedoch weder der Datenschutz ausreichend sichergestellt noch können damit die meisten Compliance Richtlinien in Unternehmen eingehalten werden.

Tatsächlich haben Filesharing Anbieter wie Dropbox und Co. die Nutzung von Cloud Speichern vor einigen Jahren erst populär gemacht – auch in Unternehmen. Neben den amerikanischen Anbietern Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive oder Hightail bietet der Markt inzwischen unzählige, oft kostenlose, Alternativen an Cloud Speichern, Cloud Storage, File Sharing und File Hosting Services. Doch Vorsicht: Was in puncto Sicherheit für den privaten Gebrauch genügen mag, kann selbstverständlich nicht für die Prozesse beim Datenaustausch in Ihrem Unternehmen gelten: Wenn es darum geht, sensible Unterlagen wie Bilanzen, Konstruktionszeichnungen oder Verträge auszutauschen, ist ein virtueller Datenraum, wie zum Beispiel netfiles, die einzig sichere Lösung. Mit den herkömmlichen Cloudspeicher-, Filesharing oder Filehosting Services sind vertrauliche Daten weder vor Wirtschaftsspionage noch vor anderem Missbrauch ausreichend geschützt. Besonders auch bezüglich ihrer Funktionalität und der Kontrollmöglichkeiten bieten die herkömmlichen Filesharing Services weitaus weniger als ein virtueller Datenraum. Primär ist es schließlich der unternehmensübergreifende Datenaustausch mit Geschäftspartnern, der – neben der Gefahr, dass die Daten in falsche Hände gelangen – das Risiko birgt, dass die Compliance Vorgaben in Unternehmen nicht eingehalten werden, und das oft unwissentlich. Nicht zuletzt mit immer neu hinzukommenden Regularien und wachsenden Compliance-Vorgaben werden Sicherheit und Datenschutz in puncto unternehmensübergreifenden Datenaustausch zukünftig mehr denn je Priorität in Unternehmen haben.

 

Vergleich: virtueller Datenraum contra File Sharing Services

Ein virtueller Datenraum bietet wirklich sichere und nachvollziehbare Zusammenarbeit im Unternehmen und über deren Grenzen hinweg. Beim virtuellen Datenraum steht der Aspekt Sicherheit stets über der Möglichkeit, Daten möglichst weiträumig zu teilen – Letzteres hat in der Regel bei der Nutzung von File Sharing Services Priorität.

Die Liste der Funktionen, die ein virtueller Datenraum zusätzlich bietet, ist entscheidend für den sicheren Datenaustausch zwischen Unternehmen: Die prägnanteste Unterscheidung im Vergleich zu Filesharing Services stellen die Sicherheitsfunktionen dar. Was von herkömmlichen Cloudspeicher Lösungen wie Dropbox oder GoogleDrive nicht bewerkstelligt werden kann, sind für Unternehmen essentielle Funktionen wie beispielsweise

  • rollenbasierte, benutzerspezifische Zugriffsrechte auf Dokumente,
  • Dokumente vor Drucken und Download zu schützen,
  • die Nachverfolgung der Logins, Lesezugriffe, Uploads und Downloads,
  • einen zusätzlichen Dokumentenschutz über Wasserzeichen,
  • die Möglichkeit, Kennwortrichtlinien für Benutzer des Datenraums zu definieren,
  • eine automatische Dokumentenversionierung,
  • und eine 256 Bit starke Verschlüsselung der Dateiablage.

 

Datenschutz: Der virtuelle Datenraum mit großem Plus vor Dropbox & Co.

Selbstredend ist das Thema Verschlüsselung gerade für Unternehmen von höchster Relevanz. Jedoch: Eine verschlüsselte Datenübertragung ist nur ein Teil der Sicherheitskette. Die Speicherung bzw. die Ablage der Daten in der Cloud sollte unbedingt auch verschlüsselt erfolgen. Und hier können sich Anwender des netfiles Datenraums auf eine 256 Bit starke Verschlüsselung der Daten verlassen.

Zusätzlich bietet Ihnen die netfiles GmbH im Vergleich zu amerikanischen Anbietern Vorteile im Hinblick auf den Datenschutz bzw. Schutz vor dem potentiellen Zugriff staatlicher Organe. Die netfiles GmbH ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz, Entwicklung und Hosting in Deutschland und arbeitet nach den strengen gesetzlichen Datenschutzvorschriften der Bundesrepublik Deutschland und Anforderungen der EU (Datenschutzrichtlinien und DSGVO). Die netfiles Server befinden sich ausschließlich in hochsicheren, zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Modernste Software-, Verschlüsselungs- und Sicherheitstechnologien stellen sicher, dass Ihre wertvollen Daten in netfiles zuverlässig vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust geschützt sind.

 

Fazit

Es liegt auf der Hand, dass virtuelle Datenräume den File Sharing Services in puncto Sicherheit und Funktionalität weitaus überlegen sind. Wenn es darum geht, unkritische Dateien weitläufig zu teilen, ohne diese nachhaltig kontrollieren oder Compliance Anforderungen einhalten zu müssen, mag vielleicht der Einsatz von File Sharing Services wie Dropbox oder Google Drive genügen. Der virtuelle Datenraum hingegen ist für den professionellen Gebrauch in Unternehmen geeignet und bietet maximale Sicherheit für den revisionssicheren Austausch geschäftskritischer Daten.

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Tipp: Schnelle Auswahl von Dateien und Ordnern https://www.netfiles.de/tipp-schnelle-auswahl-von-dateien-und-ordnern/ https://www.netfiles.de/tipp-schnelle-auswahl-von-dateien-und-ordnern/#respond Thu, 16 Nov 2017 13:23:37 +0000 https://www.netfiles.de/?p=7374/ Für die Auswahl von Ordnern oder Dateien in netfiles können Sie in der Listenansicht auch einfach in die Zeilenmitte der jeweiligen Datei oder des Ordners klicken. Es ist nicht notwendig, dass Sie genau das Auswahlkästchen am rechten Rand anklicken.

 

Wenn Sie mehrere Dateien in netfiles auswählen möchten, klicken Sie in der Listenansicht einfach in die Zeilenmitte der Datei und halten die STRG-Taste (bei Verwendung von Windows) gedrückt, während Sie weitere Dateien mit der gleichen Methode auswählen.

Administratoren können so zum Beispiel auch schnell die Zugriffsrechte und automatischen Benachrichtigungen für verschiedene Ordner im Datenraum überprüfen. Wählen Sie hierzu den “Info”-Bereich in der rechten Leiste und wählen Sie nacheinander über einen Klick in die Mitte der Ordnerzeile die zu überprüfenden Ordner aus.

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