Sicherer Datenaustausch für Unternehmen: Virtueller Datenraum oder Cloudspeicher?

Cyberkriminalität und Wirtschaftsspionage sind seit Jahren im Aufwind und bedrohen längst nicht nur Großkonzerne. Auch kleine und mittelständische Betriebe sind betroffen, ebenso wie Kanzleien, Gesundheitseinrichtungen oder  Kommunen. Laut dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) war die Bedrohung im Cyberraum 2023 so hoch wie nie zuvor.

Doch allen Warnungen zum Trotz setzen einige Unternehmen noch immer Cloudspeicher-Lösungen wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive zum Austausch sensibler Geschäftsinformationen ein. Oft entscheiden sich einzelne Mitarbeiter oder Fachabteilungen für solch einen File-Sharing-Dienst und setzen ihr Unternehmen damit – vermutlich unwissentlich – einer Reihe von Risiken aus. Denn diese Cloud-Services werden weder den Anforderungen an den Datenschutz und die IT-Sicherheit vollständig gerecht, noch lassen sich damit alle Compliance-Richtlinien einhalten.

Die sichere Alternative: ein virtueller Datenraum
Ein digitaler Datenraum, wie ihn beispielsweise netfiles anbietet, ermöglicht es Unternehmen, Selbständigen und Behörden, all die eben genannten Anforderungen zu erfüllen. Unter anderem dank weitreichender Sicherheits- und Kontrollfunktionen, modernster Verschlüsselungs- und Sicherheitstechnologien und Hosting in Deutschland. Er ist die wirklich sichere Alternative zu Cloudspeichern und File-Sharing-Diensten aus dem In- und Ausland.

Nicht ohne guten Grund haben sich virtuelle Datenräume inzwischen bei Due-Diligence-Prüfungen etabliert, egal ob es sich um Mergers & Acquisitions (M&A), Finanz- oder Immobilientransaktionen handelt. Aber auch in allen anderen Bereichen, in denen sensible Unterlagen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Kollegen ausgetauscht werden, sollte ein digitaler Datenraum das Mittel der Wahl sein. Beispielsweise beim unternehmens- und standortübergreifenden Datenaustausch, bei Bauprojekten oder zur sicheren Mandantenkommunikation für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.

Sicherheitsfunktionen eines virtuellen Datenraums
Unternehmen, die Wert auf Sicherheit, Datenschutz und nachvollziehbare Zusammenarbeit legen, bietet ein virtueller Datenraum wie netfiles unter anderem die folgenden, essentiellen Funktionen:

• rollenbasierte, benutzerspezifische Zugriffsrechte auf Dokumente,

• die Nachverfolgung von Logins, Lesezugriffen, Uploads und Downloads,

• Dokumente vor Drucken und Download zu schützen,

• einen zusätzlichen Dokumentenschutz über Wasserzeichen,

• eine automatische Dokumentenversionierung,

• vertrauliche Inhalte in Dokumenten zu schwärzen und

• eine 256-Bit-Verschlüsselung der Datenspeicherung.

Datenschutz und Datensicherheit: Virtuelle Datenräume sind weit überlegen
Neben den großen amerikanischen Anbietern Google Drive, Dropbox und Microsoft OneDrive gibt es inzwischen unzählige, oft kostenlose, Alternativen an Cloudspeichern, Cloud-Storage-, File-Sharing- und File-Hosting-Services. Viele von uns kennen diese Dienste aus dem privaten Bereich. Doch was dort genügen mag, eignet sich kaum für den Austausch wichtiger Dokumente mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern. Denn bei Cloudspeichern und Co. sind vertrauliche Dokumente weder vor Wirtschaftsspionage noch vor anderem Missbrauch ausreichend geschützt. Unternehmen laufen somit Gefahr, gegen Vorschriften in puncto Datenschutz, Datensicherheit und Compliance zu verstoßen. Geht es bei Cloudspeichern und File-Sharing-Diensten meist vorrangig um das weiträumige Teilen von Dokumenten, steht beim virtuellen Datenraum der Aspekt Sicherheit stets an erster Stelle.

Höchste Relevanz hat gerade für Unternehmen auch das Thema Verschlüsselung. Doch eine verschlüsselte Übertragung ist nur ein Teil der Sicherheitskette. Auch die Speicherung der Dateien in der Cloud sollte unbedingt verschlüsselt erfolgen. Anwender des netfiles Datenraums können sich hierbei auf die 256-Bit-Verschlüsselung ihrer Dokumente verlassen.

Auf der sicheren Seite mit deutschen und europäischen Anbietern
Im Vergleich mit amerikanischen Cloud-Services sind deutsche und europäische Anbieter klar im Vorteil, wenn es um den Datenschutz geht – insbesondere den Schutz vor einem potentiellen Zugriff staatlicher Organe auf Daten von EU-Bürgern.

Auch wenn am 10.07.2023 das Data Privacy Framework (DPF) zwischen den USA und der EU in Kraft getreten ist: Nach Ansicht von Kritikern ist ein ausreichender Datenschutz aufgrund der umfassenden Befugnisse der US-Sicherheitsbehörden noch immer nicht gewährleistet. Datenschützer empfehlen daher, zur Sicherheit auf europäische Alternativen zurückzugreifen.

Die netfiles GmbH ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz, Entwicklung und Hosting in Deutschland und erfüllt die strengen gesetzlichen Datenschutzvorschriften der Bundesrepublik Deutschland und die Anforderungen der EU (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).

Die netfiles Server befinden sich ausschließlich in hochsicheren, zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Modernste Software-, Verschlüsselungs- und Sicherheitstechnologien stellen sicher, dass wertvollen Dokumente zuverlässig vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt sind.

Fazit
Cloudspeicher und File-Sharing-Dienste wie Dropbox oder Google Drive haben selbstverständlich ihre Berechtigung: Zum Beispiel beim Austausch unkritischer Dateien oder wenn Sicherheits- und Compliance-Anforderungen nicht eingehalten werden müssen. Geht es jedoch um sensible Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Personalakten oder Verträge, ist ein virtueller Datenraum wie netfiles die einzig sichere Lösung. Er ist für den professionellen Einsatz in Unternehmen ausgelegt, bietet maximale Sicherheit für den revisionssicheren Austausch geschäftskritischer Daten und stellt sicher, dass Unterlagen nicht in die falschen Hände gelangen.